Handleiding voor affiliate-eigenaren

Eigenaarschap en medewerkersrechten zijn verschillend

Eigenaarschap van een affiliate staat los van medewerkersrollen. Sommige pagina's vragen een beheerders- of rootrol, ook als je eigenaar bent.

Wat je ziet, hangt af van je medewerkersrol, je eigenaarschap en de actieve RxApp-modules.

Je affiliate en proefperiode starten

1. 1Maak een account aan als affiliate-eigenaar en bevestig je e-mailadres.
2. 2Na het inloggen opent Maak je affiliate aan. Vul het contactadres, de naam van de affiliate, het land, het btw-nummer, het adres en de tijdzone in. Je voortgang wordt automatisch opgeslagen.
3. 3Kies modules: Schedule voor lessen en boekingen, Workout voor programmering en resultaten. Tijdens de proefperiode zijn beide gratis.
4. 4Controleer het overzicht, accepteer de voorwaarden en start je proefperiode van 90 dagen. Een betaalmethode is niet nodig.

De affiliate instellen

1. 1Open Instellingen. Met Profiel bewerken wijzig je de naam, het adres, het e-mailadres en de website van de affiliate; kies het logo om het te vervangen.
2. 2Zet onder Modules de Workout- en Schedule-module aan of uit voor atleten.
3. 3Kies Bewerken onder Instellingen om het lidmaatschapsplan voor leads te kiezen.
4. 4Stel de weergavetijd en zichtbaarheid van workouts in om te bepalen wanneer atleten komende workouts zien.
5. 5Bepaal bij Vooruit boeken hoeveel dagen vooruit leden een les kunnen boeken, of laat het zonder limiet. Voor coaches geldt geen limiet.
6. 6Gebruik Tracks en Benchmarks onder Hulpmiddelen voor workoutspecifieke instellingen.

Voorwaarden voor je leden

Je leden gaan altijd akkoord met de voorwaarden van RxApp. Je gym kan daarnaast eigen ledenvoorwaarden en een eigen privacyverklaring hebben. Zolang je geen eigen tekst plaatst, geldt de standaardtekst van RxApp, ingevuld met de gegevens van je gym.

Leden hoeven alleen akkoord te gaan met de voorwaarden van je gym als je gym ze afdwingt. Dan geven ze akkoord voordat hun lidmaatschap ingaat, en opnieuw na elke wijziging.

1. 1Open Instellingen → Voorwaarden. Daar zie je of de standaardtekst van RxApp of je eigen tekst geldt, de versie, en of je gym de voorwaarden afdwingt. Kies Tekst tonen om hem te lezen.
2. 2Beheerders en eigenaren kiezen Bewerken, passen de ledenvoorwaarden en de privacyverklaring aan en kiezen Publiceren. Koppen beginnen met # of ##, opsommingen met -. Een leeg veld gebruikt de standaardtekst van RxApp.
3. 3Wil je geen eigen tekst meer, kies dan Bewerken en daarna Terug naar de standaard.
4. 4Kies Afdwingen om elk lid akkoord te laten gaan met je voorwaarden. Na de bevestiging kunnen leden die de huidige versie nog niet hebben geaccepteerd pas weer boeken als ze akkoord geven. Met Niet meer afdwingen zet je het weer uit.

Programmering ordenen in tracks

• Open Instellingen → Tracks en kies Track toevoegen. Geef de track een korte code (bijvoorbeeld WOD), een naam, een omschrijving en een kleur.
• Sleep tracks om de volgorde te wijzigen en zet een track aan of uit met de schakelaar.
• Zet Programmeringsanalyse aan om voor die track de balanscheck in de Workoutplanner te tonen.
• Atleten kunnen in de mobiele app op track filteren, dus kies herkenbare namen.

Team en rechten beheren

1. 1Open Team en rechten.
2. 2Kies Medewerker uitnodigen, vul het e-mailadres in en kies Coach, Hoofdcoach of Beheerder. Voeg eventueel een persoonlijk bericht toe.
3. 3Bekijk openstaande uitnodigingen en kies zo nodig Opnieuw versturen of Intrekken.
4. 4Met Verwijderen neem je iemands medewerkersrechten af; diegene blijft atleet.

Lidmaatschappen en facturatie

Deze onderdelen beheren verschillende dingen en zijn makkelijk te verwarren. Lidmaatschappen bepaalt welke lidmaatschappen, prijzen, boekingslimieten en contractduur je affiliate aan atleten aanbiedt. Facturatie beheert het eigen abonnement van de affiliate bij RxApp.

1. 1Open Lidmaatschappen en kies Lidmaatschapsplan toevoegen.
2. 2Vul een naam, prijs en omschrijving in en kies het type limiet (per maand, per week of totaal aantal boekingen) en de boekingslimiet. Gebruik 0 voor onbeperkt.
3. 3Stel de contractduur in maanden in (0 voor geen minimum) en eventueel een start- en einddatum.
4. 4Zet Tonen bij inschrijven aan om het lidmaatschap aan te bieden wanneer atleten lid worden van je affiliate.

Je RxApp-abonnement

• Facturatie toont de resterende dagen van je proefperiode, de maandelijkse kosten daarna, de volgende factuur en je betaalmethode.
• Kies Betaalmethode toevoegen voordat de proefperiode afloopt, zodat je RxApp zonder onderbreking kunt blijven gebruiken.
• Activeer of stop onder Modules de Schedule & Booking- en Workout-module. Workout vereist Schedule; Schedule stoppen beëindigt het abonnement aan het einde van de periode.
• Kies Facturen bekijken om facturen te downloaden uit het betaalportaal.

Rapporten gebruiken

Rapporten zijn beschikbaar voor coaches, hoofdcoaches, beheerders en eigenaren; de omzet alleen voor beheerders en eigenaren. De cijfers zijn gebaseerd op de lidmaatschaps- en boekingsgegevens.

• Kies bovenaan een periode, van de huidige maand tot vorig jaar.
• Het overzicht toont actieve leden, bezetting en omzet, en een kaart voor elk van de vier rapportpagina's: Boekingen, Leden, Instroom en Aandacht. Kies Bekijk op een kaart om die pagina te openen.
• Boekingen toont boekingstrends en piekuren. Leden toont behoud en segmentatie. Instroom toont nieuwe leden en leadconversie. Aandacht toont risicosignalen, leden zonder recente boekingen en openstaande blessures.
• Risicosignalen laat leden zien die herhaaldelijk niet komen opdagen of minder boeken. Kies Bekijken voor hun boekingsgedrag.
• Open een lid vanuit een rapport om de details te bekijken voordat je actie onderneemt.

Leden die aandacht nodig hebben

1. 1Open Rapportages → Aandacht.
2. 2Kies bij Geen recente boekingen de knop Rapport bekijken.
3. 3Kies een samenvattingskaart, zoals Geen recente boeking of Herhaalde no-shows, om de lijst te filteren.
4. 4Verfijn op periode, aandachtssignaal, lidmaatschapsplan of lidmaatschapsstatus.
5. 5Kies Bekijken om het boekingsrapport van een lid te openen, met de meest geboekte lessen en elke afzonderlijke boeking.

Ledenincasso (automatische incasso)

Sommige affiliates kunnen lidmaatschapsgelden via RxApp innen met SEPA-incasso. Is dit voor jouw affiliate beschikbaar, dan zien eigenaren Ledenincasso onder Beheer.

• Instellingen: koppel je Stripe-account en bekijk de indicatie van de maandelijkse kosten.
• Leden: leg per lid het afgesproken bedrag en de betaalfrequentie vast en geef het daarna vrij voor incasso.
• Leden geven zelf een machtiging af voor de incasso via Lidmaatschap → Betalingen; medewerkers kunnen dat niet namens hen doen.
• Transacties: volg geïnde, betaalde en mislukte betalingen en exporteer ze als CSV.

Zorgvuldig omgaan met eigenaarschap

• Facturatie → Eigenaarschap toont de huidige eigenaren en openstaande uitnodigingen voor eigenaarschap.
• Kies Eigenaar uitnodigen om een bestaande beheerder als mede-eigenaar uit te nodigen.
• Met Primair eigenaarschap overdragen draag je het primaire eigenaarschap over; de nieuwe eigenaar bevestigt dat per e-mail.
• Stel het factuur-e-mailadres in dat de facturen ontvangt; standaard is dat het e-mailadres van de affiliate.